NOTULEN AFGELOPEN LEDENVERGADERING
www.pctoitoi.info
Secretaris: H.A. Eilander-Schoegje
Zilverschoon 45
8265 HD KAMPEN
tel. 0642680820
Verslag van de algemene ledenvergadering d.d. 22 april 2008, om 20.00 uur in de VIP-ruimte van de manege.
Aanwezige ouders/leden
De dames de Waard, Datema, Wieringa, Staneke, Van Dijk, Gerritsen, Sleurink, Spijker, Kleijn, De Munnik, Vinke, v.d. Bunt
De heren Albers, Van Etten, Van Zuthem, De Munnik, Groen, Eilander
Aanwezige bestuursleden:
de heer J. de Wilde en de dames M. v.d. Kooi, W. Lentink, J. Petersen H. Eilander (verslag)
Opening door de voorzitter
De voorzitter heet een ieder welkom voor het bijwonen van deze vergadering.
Notulen algemene ledenvergadering 2007
Deze worden ongewijzigd vastgesteld.
Financieel overzicht, balans 2007, begroting 2008 en toelichting hierop door de penningmeester
Mw. Petersen geeft een uiteenzetting van de financiële situatie. Dit jaar is quitte gespeeld. Momenteel heeft de vereniging 37 leden, 35 aspirant-leden. Het afgelopen jaar zijn 8 wedstrijden georganiseerd: onderlinge en regionale wedstrijden. Hieraan is € 421,-- aan overgehouden. Geschat wordt dat er nog € 2.750,-- door de LRK wordt overgemaakt als Toi Toi-deel van de gezamenlijk georganiseerde Zilveren Ui. Club van 50 wordt begroot op € 1.250,--. Ponyhuur aan huur ponyleden loopt iets achter bij de begroting. Over het jaar 2007 is er € 80,-- meer subsidie ontvangen dan aanvankelijk was begroot. In de begroting was aan activiteitenopbrengst € 1.000—opgenomen. In totaal is dit € 600,-- geworden. 2e Hands verkoop was € 50,-- minder dan de begrote € 250,--. Op de spaarrekening is € 194,-- rente ontvangen.
Uitgaven: de instructiekosten zijn hoger uitgevallen, o.a. door het volgen van cursussen. De stalhuur kwam hoger uit omdat de vereniging momenteel over 6 pony’s beschikt.
De kosten voor de manegepony’s zijn iets meegevallen. Op de begroting staat een bedrag van € 3.000,-- voor de aankoop van pony’s.
Het begrote bedrag voor verzekeringen liep nagenoeg gelijk met de werkelijke kosten. De algemene kosten zijn iets hoger uitgevallen.
Het eigen vermogen van de vereniging is ruim € 15.000 euro.
De achterstallig contributie is bijna rond. Er is meer binnengekomen dan was begroot.
De accountant heeft zijn goedkeuring gegeven aan de cijfers.
Minder sponsoren en activiteiten: daarom contributieverhoging. Met name om tegenvallers op te vangen.
Mw. Sleurink geeft compliment aan de dames Petersen en Eilander voor het werk dat er verricht is t.a.v. achterstallige contributie.
Op de vraag van dhr. De Munnik hoe de huurpony’s zichzelf bedruipen, antwoord mw. Petersen dat dit gelijk loopt. Er wordt niets aan over gehouden. Voor het opvangen van onverwachte tegenvallers wordt daarom een verhoging van het bedrag voorgesteld. Dhr. De Wilde maakt nog eens duidelijk dat betaalde contributie door de leden niet opgaat aan de kosten van aspirant- en/of huur ponyleden.
De opbrengst van de club van 50 is aan het teruglopen. De inmiddels opgeheven activiteitencommissie bracht ook geld op. Geconstateerd wordt dat over de gehele linie de sponsorgelden teruglopen. Dit heeft rechtstreekse gevolgen voor de hoogte van de contributie. Hieraan zal de nodige aandacht moeten worden besteed. Gepleit wordt voor het instellen van een sponsorcommissie.
De voorgestelde contributieverhoging is niet dramatisch. In vergelijking met andere verenigingen is de contributie laag.
Op de vraag van Mw. Wieringa of de Rabobank gevraagd kan worden als sponsor wordt geantwoord dat dit al gebeurt met de Zilveren Ui dressuur.
Aan de penningmeester wordt décharge verleend.
Aan de oproep voor het instellen van een kascommissie hebben de heren Wieringa en Van Etten zich aangemeld de kas van 2008 begin 2009 te controleren. Op deze wijze worden de kosten voor een accountant bespaard. Aldus wordt besloten.
Tarieven, lessen en instructie
Voorgesteld wordt de contributie iets te verhogen. De kosten voor instructie en de de stallingskosten voor de manegepony’s zijn duurder geworden.
De tarieven zullen als volgt worden aangepast:
- de contributie van aspirant-leden verhogen met € 1,25 naar € 34,--;
- de contributie van leden verhogen met € 1,25 naar € 29,--;
- het huren van een manegepony verhogen met € 1,-- naar € 20,--;
- de contributie van 2e gezinsleden verhogen met € 1,-- naar € 18,--;
- startkaart leden gaan € 40,-- per jaar betalen.
Dhr. De Wilde geeft aan dat deze cijfers in stemming kunnen worden gebracht, maar het bestuur ziet geen andere mogelijkheden om alles glad te krijgen. Besloten wordt om de genoemde verhogingen met ingang van 1 juni 2008 in te laten gaan.
Na gehouden stemming worden de voorgestelde verhogingen unaniem aangenomen.
Mw. Fidder is geslaagd. Dit betekent dat alle instructie gecertificeerd is en dat de vereniging voldoet aan de eisen die het veiligheidscertificaat stelt.
Geconstateerd wordt dat de lessen redelijk tot zeer goed gevuld zijn. De laatste 1 ½ jaar heeft er een toename van het aantal leden plaatsgevonden. In vergelijking met een paar jaar terug is er duidelijk een stijgende lijn in het aantal leden.
Ten aanzien van de instructie deelt dhr. De Wilde dat van Angela Timmerman afscheid is genomen. Arie Huisman nam deze lessen in eerste instantie over, maar door het aanvaarden van een baan als schaapsherder in Friesland, ziet hij hiervan af. In zeer korte tijd moet het bestuur wederom op zoek naar een instructeur voor de vrijdag. Het bestuur begrijpt dat dit voor de kinderen heel vervelend is. Helaas kan het bestuur niets aan doen.
Op de vraag van Mw. De Waard hoe het inhalen van lessen is geregeld i.v.m. georganiseerde wedstrijden, wordt geantwoord dat er in de vakanties zoveel mogelijk lessen worden ingehaald of dat er tijdens een wedstrijd een alternatieve les wordt gegeven (poetsen van zadels/hoofdstellen, toiletteren van de pony’s).
Opstellen Huishoudelijk reglement
Mw. Eilander geeft aan dat de vereniging over 2 ongedateerde huishoudelijke reglementen beschikt. Omdat een huishoudelijk reglement bestemd is voor de leden roept het bestuur de leden op door te willen geven wat zij in een huishoudelijk reglement geregeld willen zien. Punten kunnen worden doorgegeven aan mw. Eilander. Eventuele voorbeelden kunnen via Google op websites van andere ponyclubs worden gevonden. Op de site van Ponyclub Toi Toi staan voorwaarden waaraan je als lid hebt te houden. Deze zullen ook in het nieuwe huishoudelijke reglement worden opgenomen. Er komt nog een infoboekje. Ieder jaar zal deze opnieuw worden uitgedeeld. De tekst komt ook op de site te staan.
Mochten zich situaties voordoen die niet kunnen wachten op het nieuwe huishoudelijke reglement, zal hierop eerder actie worden ondernomen.
Bestuursverkiezing
De volgende bestuursleden zijn aftredend en niet herkiesbaar:
mw. W. Lentink en dhr. J. de Wilde.
Aftredend en herkiesbaar is mw. H. Eilander.
Door het bestuur worden de volgende kandidaten voorgesteld:
- mw. H. Staneke;
- mw. P. van Dijk.
Vanuit het bestuur wordt een oproep naar de leden gedaan om i.o.m. het bestuur activiteiten te organiseren. Het wordt steeds moeilijker om mensen te krijgen die mee willen helpen. Ook het instellen van een sponsorcommissie wordt steeds belangrijker.
Op een vraag van Tim Albers om een jeugdbestuur in te stellen, wordt geantwoord dat een jeugdbestuur een leuke optie zou zijn. De kinderen zelf iets op touw laten zetten. Initiatieven moeten wel bij de kinderen zelf vandaan komen. Niet beginnen met iets en halverwege afhaken.
Verloting op 23 en 24 mei. Daar wordt nog iemand voor gezocht. Uitgelezen mogelijkheid om geld te genereren.
Hierna volgt de stemming voor het nieuwe bestuur.
In totaal worden er 16 stemmen uitgebracht. Met 16 stemmen voor worden de dames Staneke en Van Dijk verkozen. Mevrouw Eilander wordt verkozen met 12 stemmen voor en 4 stemmen tegen.
Jan de Wilde zal ondanks zijn aftreden de vergadering voorzitten.
Mededelingen uit het bestuur
De vereniging is voornemens mee te doen aan de Grote Clubactie. De leden dienen minimaal 5 loten te verkopen à € 2,50 per lid. Degene die de meeste loten verkopen, verdienen een prijsje. Op deze manier worden alle leden ingeschakeld om hun steentje bij te dragen.
Mw. De Waard voorziet voor haar gezin problemen omdat haar kinderen bij diverse verenigingen verplicht worden loten te verkopen.
De clubkampioenschappen worden niet meer samen met de paarden georganiseerd. Door dit besluit heeft de vereniging weer de vrijdagavond en de gehele zaterdag tot haar beschikking. Ook kunnen de kampioenen dan gehuldigd worden, terwijl iedereen nog aanwezig is en dat er niet gewacht hoeft te worden op de huldiging bij de paarden.
Door middel van een inschrijflijst zal de benodigde hulp gevraagd worden.
Dhr. De Munnik is van mening dat het beter is om mensen persoonlijk te benaderen. Aangegeven wordt dat dit als vervelend wordt ervaren door de mensen die dat moeten doen. Deze krijgen vaak "nee" te horen.
Ook deze keer zal er vastgehouden worden aan het principe:
indien het bestuur op te weinig hulp kan rekenen, gaat de wedstrijd niet door.
Mw. Eilander geeft aan dat het zeer demotiverend is voor de rest van de vrijwilligers als altijd dezelfde mensen het voortouw moeten nemen. Ook geeft zij aan voor de toekomst problemen te zien voor het benoemen van bestuursleden. Daar de dochters van de dames v.d. Kooi en Petersen al bij de LRK rijden, is het de vraag hoelang zij nog in het bestuur van Ponyclub Toi Toi blijven zitten.
dat in de toekomst
Willeke blijft KNHS zaken (startcoupons, startkaart) voorlopig doen.
Jan blijft de website bijhouden en de ledenadministratie. De resterende 5 bestuursleden kunnen niet alles op hun nek nemen.
Halstertouwen en halsters een crime. Komen achter slot en grendel. Alle kinderen van die gebruik maken van een manegepony (aspirant- en huur ponyleden) dienen zelf voor halster en halstertouw te zorgen m.u.v. de kinderen die op zaterdag lessen.
Rondvraag
Mw. Datema geeft aan helemaal gestopt te zijn met de verzorging. Zij roept op om iemand erbij te laten komen om mw. v.d. Kooi te helpen. Het is niet verstandig om iemand dat alleen te laten doen. Extra menskracht is van harte welkom.
Dhr. Van Zuthem is van mening dat de kantine in principe een HCK verhaal is.
Uit de kantineopbrengsten wordt door de HCK diverse kosten betaald. Het alternatief zou zijn dat de HCK een hogere bakbijdrage bij de vereniging in rekening brengt, hetgeen weer een contributieverhoging tot gevolg zou hebben.
Dhr. Groen vraagt om de taakverdeling binnen het bestuur op de site te zetten zodra deze bekend is en/of per nieuwsbrief kenbaar te maken.
Dhr. De Munnik vraagt hoe het zit met het uitsluiten van A/B-pony’s voor het winnen van de Aweka Kadides -bokaal. Mw. Lentink geeft aan dat het reglement niet zomaar gewijzigd kan worden. De ruiters rijden een andere proef. Dhr. De Wilde is van mening dat in principe de weg vrij is om A/B-pony’s mee te kunnen laten doen. Er geldt geen beperking meer vanwege de KNHS. Voor de volgende editie van de Aweka Kadides-bokaal zal het bestuur een beslissing nemen.
Op de vraag van dhr. De Munnik hoe het geven van privéles is geregeld, terwijl er tegelijkertijd vrij gereden wordt geldt als regel: als je aan het vrij rijden bent, mag je geen last hebben van iemand die privéles krijgt. In eerste instantie kan de instructie hierop aangesproken worden. Het geven van privéles is een HCK-zaak. Het bestuur van de ponyclub staat hier buiten. Als er problemen zijn, deze melden. Het blijft geven en nemen. Tevens wordt gewezen op de klachtenprocedure die op beide infoborden staat bij de poetsplek.
Dhr. Van Zuthem vraagt of er geen kleinere pony’s aangeschaft kunnen worden voor de manege. Eén of twee is genoeg. Het bestuur is van mening dat kleinere pony’s ook eigenwijs kunnen zijn. Het bestuur heeft hierover in een vergadering besloten om bij een volgende aankoop uit te zien naar een gemiddelde D-pony (rond 1.40 cm). Het bestuur probeert in de aanschaf rekening te houden dat er zoveel mogelijk pony’s worden aangeschaft die voor alle kinderen geschikt zijn, zodat ook kinderen huur ponylid willen worden. Als je dat als lid wilt, zul je toch al wat moeten kunnen. Kinderen zijn snel te groot voor pony’s.
Hierna volgt een discussie wat het meest economisch is voor de vereniging en het beste voor de kinderen. Het meest economische is voor de vereniging om middenslag D pony’s aan te schaffen. Deze worden gedurende de week dan ook gereden. Het heeft de aandacht van het bestuur.
Hierna sluit de scheidend voorzitter om 21.52 uur de vergadering.